GDPR - Persondataforordningen
Behandling af personoplysninger hos Halsnæs mobile dyrlæge:
1.1 Formål
1.1.1. Hos Halsnæs mobile dyrlæge behandler jeg løbende persondata om mine kunder elektronisk; jeg skriver bl.a. journal efter hver konsultation samt sender vaccinationsreminder ud via sms.
Dette er bl.a. nødvendigt for, at jeg kan overholde reglerne om journalpligt. Jeg er i den forbindelse forpligtet til at orientere dig, som kunde, om hvilke oplysninger om dig, jeg indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.
1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er, at kunne foretage den administration, der er knyttet til konsultationer/behandling for dit/dine dyr, dvs. aftaleindgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning.
1.2 Dataansvar og kontrakt oplysninger
1.2.1. Halsnæs mobile dyrlæge er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af mig, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.
1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.
1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til Halsnæs mobile dyrlæge via mail: lea@halsnaesmobiledyrlaege.dk eller på tlf. 25733390, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.
2. Behandling af persondata
2.1 Kundekartotek
2.1.1. Når du kontakter mig, opretter jeg en journal på dig og dit/dine dyr i mit kundekartotek (elektroniske it-system). Her registrerer jeg en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
2.1.2. Jeg registrerer bl.a. identifikationsnummer på dit/dine dyr og ejers kontakt oplysninger, herunder ejers navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.
Herudover registreres løbende journal oplysninger om dit/dine dyr. Endelig registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, aftaler om kredit, sundhedsordninger og aftaler om andre betalere.
2.1.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.3 Ordinering, indberetning samt fortegnelser over receptpligtige lægemidler
2.3.1. Veterinære recepter indeholder dine personoplysninger som dit navn og adresse. Det er fastsat ved lov, hvilke oplysninger, herunder personoplysninger, en veterinær recept skal indeholde for at et apotek må godkende den udstedte veterinære recept, og du som kunde kan få udleveret den ordinerede medicin til dit/dine dyr. Veterinære recepter er hjemlet i bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler.
2.3.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c.
2.4 E-mails
2.4.1 Jeg logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra dig til Halsnæs mobile dyrlæge og sendt fra Halsnæs mobile dyrlæge til dig. Det vil sige, at jeg registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af de e-mails, som du modtager og sender til Halsnæs mobile dyrlæge, vil som udgangspunkt blive journaliseret på dit/dine dyrs elektroniske journal.
2.4.2. Som kunde hos Halsnæs mobile dyrlæge vil du – hvis du samtykker mundtligt dertil – modtage remindere på behandlinger, som er aftalt eller behandlinger der bør gentages inden for en fastsat dato som fx revaccination.
2.4.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.5 Kalendersystem
2.5.1. I min elektroniske og fysiske kalender registrerer jeg de aftaler, jeg har med kunden. Jeg anfører i den forbindelse dit navn og eventuelt identifikations oplysninger på dit/dine dyr.
2.5.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.6 Laboratorieprøver samt -svar
2.6.1. Såfremt der udtages prøver på dit/dine dyr, vil Halsnæs mobile dyrlæge selv kunne dyrke nogle af prøverne. Såfremt Halsnæs mobile dyrlæge ikke har udstyret til at udrede prøvesvaret på en udtaget prøve, vil prøven blive sendt til eksternt laboratorie i Danmark, EU/EØS lande samt eventuelt lande uden for EU/EØS. Når prøven sendes og svar herpå modtages, vil denne indeholde personoplysninger på dig som dit navn samt identifikationsnummer på din/dine dyr. Dine personoplysninger vil blive behandlet, jf. denne skrivelses pkt. 3.2.
2.6.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.7. Registrering af dyr i registre
2.7.1. Registrering af hunde i Det Danske Hunderegister
Du har, jf. bekendtgørelse af lov om hunde (hundeloven), pligt til at lade din hund registrere i Det Danske Hunderegister samt omregistrere din hund, såfremt du sælger den, ligesom du skal give meddelelse til Det Danske Hunderegister ved din hunds død. Såfremt du indgår aftale med Halsnæs mobile dyrlæge om, at jeg, på dine vegne, registrerer din hund i Det Danske Hunderegister, da sender jeg personoplysninger på dig samt identifikations oplysninger på din hund til Det Danske Hunderegister.
2.7.2. Registrering af katte
Det er ikke lovpligtigt i Danmark at lade sin kat registrere i Danmark. Såfremt du ønsker din kat registreret i fx Det Danske Katteregister og indgår du aftale med Halsnæs mobile dyrlæge om, at jeg, på dine vegne, registrerer din kat i Det Danske Katteregister, da sendes personoplysninger på dig samt identifikations oplysninger på din kat til Det Danske Katteregister.
2.7.3. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.8 Betaling
2.8.1. Mit system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandling af dine personoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1.
2.8.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b.
3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.
3.1. Opbevaring af persondata
3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.
3.1.2. Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.) jeg får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (mine databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.
3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til min advokat, bogholder eller revisor til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Halsnæs mobile dyrlæge har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af revisor eller advokat.
3.2. Overførsel til tredjelande
3.2.1. Visse af dine data kan blive overført til lande beliggende uden for EU/EØS, såfremt en databehandler eller databehandlere fra dette område bruges. Dette er ikke tilfældet på nuværende tidspunkt.
3.2.2. Overførsel af dine personoplysninger til et land uden for EU/EØS sker på baggrund af EU’s standardkontrakter om overførsel af personoplysninger til tredjelande, der derved garanterer et tilstrækkeligt beskyttelses niveau. Dette er ikke aktuelt på nuværende tidspunkt.
3.3. Videregivelse
3.3.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af journal materiale, herunder røntgenbilleder og prøvesvar til anden dyrlæge i forbindelse med henvisning til bl.a. specialist eller kundens ønske om skift til anden dyrlæge, videregives epikriser eller kundens journal, jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor i denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger og dig samt identifikations oplysninger om dit/dine dyr.
Derudover kan Halsnæs mobile dyrlæge videregive personoplysninger om dig og dit/dine dyr til eget forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.
3.4. Sletning af data
3.4.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af Halsnæs mobile dyrlæge som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.
3.4.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag/kundejournal, herunder at Halsnæs mobile dyrlæge har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i kundesagen/kunde-journalen, anses i praksis for et sagligt formål. De data Halsnæs mobile dyrlæge bruger til at administrere dit kundeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforholdet er ophørt, idet det er lovpligtigt, at recepter opbevares i 5 år. Derudover nødvendiggør Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks, at originale journaler, røntgenbilleder og scanningsbilleder mv. tilhører den dyrlæge, som har foretaget optegnelserne/fotograferingerne, bør bevares i minimum 5 år.
3.4.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger mig at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
4. Dine rettigheder
4.1 Oplysningspligt
4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når jeg behandler persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger mig visse pligter – som fx at fortælle dig, at jeg har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.
4.1.2. Hvis jeg i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, jeg beskriver her i denne skrivelse, vil Halsnæs mobile dyrlæge informere dig særskilt om det.
4.2 Indsigt, berigtigelse mv.
4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig, jeg har samlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne.
Du har ret til at bede om, at jeg begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.
4.2.2. Ingen lov hjemler som udgangspunkt journalpligt for en dyrlægevirksomhed. Er en dyrlægevirksomhed medlem af Dyrlægevirksomhedernes Arbejdsgiverforening under Den Danske Dyrlægeforening, skal dyrlægevirksomheden efterleve foreningens Etiske kodeks, hvoraf følgende fremgår:
”Det anses for god etik, at dyrlægevirksomheden udfærdiger en journal, som kan benyttes i kvalitetssikringssammenhæng, og som kan benyttes af dyrlægen/dyrlægevirksomheden i offentlige og forsikringsmæssige forretninger.
At udlevere kopi af journal, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til anden dyrlæge, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At udlevere epikrise, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til dyrets registrerede ejer, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At undlade at udlevere kopi af journal, røntgenbilleder eller scanningsbilleder mv. til lægmand, med mindre der er tale om dyrets ejer jf. ovenstående.”
4.2.3. I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Halsnæs mobile dyrlæge kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis Halsnæs mobile dyrlæge har et grundlag herfor.
4.3 Yderligere oplysninger
4.3.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte Halsnæs mobile dyrlæge. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.